Hvordan sette et tidsplan kan gjøre deg mindre produktiv

Hvordan sette et tidsplan kan gjøre deg mindre produktiv

Tikkende bort øyeblikkene som utgjør en kjedelig dag ... NAN728 / Shutterstock.com

Det kan virke som om det aldri er nok tid - ikke nok til å sove og ikke nok til lek, ikke nok til matlaging og ikke nok til trening.

Det er et relativt nytt begrep som beskriver denne følelsen: tid hungersnød, eller følelsen av å ha for mye å gjøre uten nok tid til å gjøre det.

For å strukturere hvilken liten tid vi føler vi har, er en strategi vi distribuerer planlegging. Faktisk har tillit til organisatoriske verktøy som daglige planleggere vært på vei oppover. I to nyere undersøkelser, 51 prosent av respondentene sa at de jevnlig brukte sin kalenderapp, mens 63 prosent av kontorarbeidere vurdere kalendere "veldig viktig."

Tanken er at planlegging vil gjøre deg mer effektiv: Når du tildeler tiden din, organiserer dagen din inn i en rekke avtaler, møter og samtaler, mens du sperrer fri tid til andre aktiviteter eller oppgaver.

Men i en serie av åtte studier, Gabriela Tonietto, Steve Nowlis og I fant at planlegging kan noen ganger komme tilbake - og faktisk gjøre oss mindre produktive.

En avtale nærmer seg - og tiden 'krymper'

Mye av planleggings ulemper har å gjøre med forventningen om et møte eller en avtale. Når vi vet at et planlagt møte eller telefonsamtale er truende, kan det få oss til å føle at vi har mindre tid til å gjøre det vi trenger å gjøre.


Få det siste fra InnerSelf


In en studie, spurte vi deltakere av en akademisk konferanse om de ville gå til presidentadressen som fant sted omtrent en time senere. Noen sa at de ville, og andre sa at de ikke ville. De som planla å delta på adressen, rapporterte at timen som førte til det, følte seg kortere.

In en annen studie, vi hadde halvparten av deltakerne forestille seg at en venn ville komme over i en time, mens den andre halvparten ble fortalt å forestille seg at de ikke hadde noen planer. Vi spurte alle deltakerne hvor mange minutter de "subjektivt" følte at de kunne bruke lesing i løpet av samme time.

De som ble fortalt å forestille seg at en venn skulle komme over, rapporterte at timen som førte opp til besøket, hadde bare 40 brukbare minutter for lesing. De som ble fortalt å forestille seg at de ikke hadde noen planer, følte seg som om de hadde 49 minutter å lese.

Så forekomsten av en kommende aktivitet synes å ha krympet hvor mye tid folk følte de måtte gjøre noe.

Hvorfor kan dette skje?

Vi tror at når det er en avtale som truer, retter vi oppmerksomheten mot det, om det er mentalt forbereder det eller bare frykter det. Dette gjør fremtidens møte føler seg større; Som et resultat føles tidsintervallet som fører opp til den planlagte aktiviteten begrenset og utilstrekkelig.

Gratis å gjøre ... mindre?

Men til slutt har du fortsatt samme tid som fører opp til en planlagt hendelse.

Så følelsen som om du har mindre tid burde egentlig ikke hende, ikke sant? Men det gjør det. Følelsen av seg selv kan påvirke hva folk bestemmer seg for å gjøre.

Vi vet at når noe er lite, folk anser det mer verdifullt og er mindre villig til å dele med den.

Det samme gjelder for tiden. Hvis tiden føles begrenset, er folk mindre sannsynlig å bruke det - selv når det er i deres beste interesse.

Så i en annen studie, vi ga deltakerne en tom kalender for neste dag og ba dem fylle den opp, så nøyaktig som mulig, med det de hadde planlagt (inkludert forberedelse eller overgangstider). Dette tillot oss å beregne riktig hvor mye fritid de hadde mellom hver planlagt hendelse.

Vi ga da deltakerne en mulighet til å delta i en andre studie. Alle valgte å delta i en 30-minutters online studie som ville tjene dem US $ 2.50, eller registrere seg for en 45-minutters online studie for å motta $ 5.00. Hver skulle finne sted i et timeslong vindu.

På slutten valgte vi strategisk det timelange vinduet for deltakerne. Vi fortalte halvparten av dem at studien skulle finne sted innen en time etter en begivenhet de hadde planlagt. Den andre halvparten ville ta studien i en tidsperiode som avsluttet med en halv times pute før planlagt arrangement.

Vi fant at deltakerne i den første gruppen var mye mindre tilbøyelige til å velge den lengre, men mer lukrative studien - til tross for at det var mer enn nok tid til å fullføre studien.

I ennå en annen studie, lurte vi på om bare påminnelsen om en kommende begivenhet kunne ha en lignende effekt.

Før vi begynte en ikke-relatert studie, fortalte vi halvparten av deltakerne at de ville ha omtrent fem minutter å gjøre hva de ville. Vi fortalte den andre halvparten de hadde om fem minutter før vi ville "komme i gang".

For de i den sistnevnte gruppen var det enkle å nevne at "starte noe" var nok til å endre deres oppførsel. Vi fant ut at de var engasjert i betydelig færre aktiviteter, enten det var å svare på e-post eller sjekke sosiale medier i løpet av denne korte fem-minuttersperioden.

Du er mindre famished enn du tror

Noen tror kanskje at tiden hunger oppstår fordi de har for mye å gjøre og ikke nok tid til å gjøre det.

Selv om dette sikkert kan være tilfelle til tider, tyder våre resultater på at feilen også ligger i vår egen oppfatning av hva vi føler kan gjøres med tiden vi har. Med andre ord er det viktig å innse at vi kan bidra til vår hungersnød.

Hvis du elsker planlegging og planlegger dine dager, kan et triks være å planlegge hendelser eller oppgaver tilbake til rygg, noe som etterlater deg med større biter av uplanlagt tid. Flere uavbruttede timer med uplanlagt tid vil føle seg lengre, spesielt hvis det ikke er noe planlagt å løpe.

Det kan være effektivt å minne deg på at tiden ikke er så kort som den føles. Selv om du ikke tror du har nok tid til å fullføre noe, kan du fortsatt starte en oppgave og fullføre den senere.

Den ConversationSom Aristoteles sa en gang, "Velstart er halvt ferdig."

Om forfatteren

Selin Malkoc, lektor i markedsføring, Ohio State University

Denne artikkelen ble opprinnelig publisert på Den Conversation. Les opprinnelige artikkelen.

Relaterte bøker

{amazonWS: searchindex = Bøker; søkeord = personlig effektivitet; maxresults = 3}

enafarzh-CNzh-TWnltlfifrdehiiditjakomsnofaptruessvtrvi

følg InnerSelf på

facebook-ikonettwitter-iconrss-ikonet

Få den siste via e-post

{Emailcloak = off}