shutterstock.com 

De fleste av oss er avhengige av e-post. Noen estimater sier vi bruker nesten fem og en halv time hver ukedag sjekker den.

Til tross for eksplosjonen av sosiale medier de siste årene, er e-post ikke avtagende. Surveys estimat at antall e-postmeldinger sendt ut hver dag, har vokst til 246 milliarder i 2019 (opp fra 205 milliarder i 2015). Og det er bevis den e-posten er like mye bevart av de unge som de som var der da de først ble oppfunnet.

Du tror kanskje at vi alle jobber lengre og hardere. Det er en viss sannhet i det. Men økningen av e-postbruk kan også forklares av våre forsøk på å håndtere innboksoverbelastning, sammen med det mer generelle økning av digital avhengighet. E-post er ikke lenger bevart på stasjonære og bærbare datamaskiner, og de fleste av oss nå får tilgang til det på våre smarttelefoner og nettbrett, ofte i komforten av våre egne senger.

Vi har en tendens til å svare på e-postmeldinger raskt, noe som tyder på at vi stadig sjekker dem og prøver å tømme bøtta, selv når den fylles opp igjen. For endelig å få mestre over innbokser må vi håndtere grunnårsakene og ikke bare symptomene som ofte blusser opp.

Her er ti måter å endelig få kontroll over din kaotiske innboks.

1. Ikke bruk e-post som surrogat chat-tjeneste

E-post er ikke virkelig designet for quickfire samtale. Det er tidkrevende å vasse gjennom gjengede, langstrakte samtaler som roter innbokser. Bruk alternative, bedre egnet metoder. Og ideelt, løse ting ansikt til ansikt eller telefon i første omgang.

2. Pass på gjentatte meldinger

Dette er kjent som problemet med "Melding replikering". En tekstmelding kommer: "Jeg sjekker bare at du fikk e-posten min". Telefonen ringer: "Jeg har nettopp sendt deg en e-post".

Mange stoler fortsatt ikke på avgjørelser som er avtalt i det hele tatt. Mange avgjørelser ved melding og e-post er ikke fullt ut antatt, og vi ender opp med et hierarki av meldingsreplikasjon. Tekster for å bekrefte sosiale medier meldinger, e-postmeldinger for å bekrefte tekster, telefonsamtaler for å bekrefte e-post, og ansikt til ansikt møter for å bekrefte telefonsamtaler.

Denne overlappingen er svært tidkrevende og potensielt forvirrende. E-post er ikke et flott sted for formell beslutningstaking. Møterommet hvor vi møter som ekte mennesker er fortsatt det mest innflytelsesrike stedet for mange mennesker.

3. Ugress din e-posthage

En rotete innboks er som en hage overgrodd med ugress. Det lønner seg i det lange løp å bruke litt vanlig tid på å fjerne roterende meldinger.

En enkel og effektiv tips er å bruke søkefunksjonen og å søke etter begrepet "abonnement". Dette vil kaste opp et overraskende høyt antall nyhetsbrev du ikke har noe minne om selv å abonnere på.

Selv post-GDPR, kan det hende du finner bokstavelig talt hundrevis av uønskede e-poster. Gå gjennom hver og abonnere. Det vil være et tilfelle av kortsiktig smerte for langsiktig gevinst.

4. Bruk spam mappen klokt

Automatisk identifisering av spam-e-postmeldinger har blitt bedre de siste årene. Men de kryper fortsatt inn i innbokserne. Dette er en annen enkel måte å e-poste på. Det er verdt tiden å utdanne din spammappe for å bli enda bedre ved å plassere de mistenkte postene i den. Se også i din spammappe for å fjerne eventuelle legitime e-postmeldinger som er plassert der unødvendig.

5. Be venner og kolleger å slutte å sende deg e-post

Ikke vær sjenert. Kanskje være taktfull. En annen årsak til overbelastning av e-post er uønskede e-poster fra de som er nærmest deg. Vær forberedt på å høflig be andre om å slutte å sende deg e-postmeldinger som vil bli bedre delt i et møte, på telefon eller som en tekstmelding.

6. Behold dine forespørsler enkelt

Ikke send overkompliserte e-poster. Hvis du ber om fem ting, svarer mange mennesker bare riktig til det siste på listen din. Dette genererer ganske enkelt ytterligere e-postmeldinger som søker de andre fire elementene.

7. Sørg for at svarene dine er omfattende

Svar på alt i en epost du mottar. Ikke gjør det bare skaper videre e-postmeldinger som søker ut hva du ikke har svart på.

8. Bare sjekk e-posten din på angitte tider

Det er økende bevis at vi er mer produktive (og mindre stresset) hvis vi sjekker og svarer på e-postmeldinger bare noen få ganger om dagen. Det er en myte som vi må være i kontakt minutt for minutt. Og hvis du må gjøre det, er e-post ikke den beste metoden. Bruk en form for direktemeldinger.

9. Replikér emneoverskriften i e-postkroppen

Du tror kanskje at å skrive noe to ganger er en sløsing med innsats. Ikke så med e-post. Skriv nøyaktig hva e-posten din søker som en kort oppsummering (15 ord maksimum) i din emnefelt linje og avslutt deretter din epost med samme setning. Å si det tydelig og to ganger øker sannsynligheten for å få et fullt og riktig svar, så vel som forespørsler blir riktig besvart til.

10. Gi opp epost helt og holdent

Antall eksempler på personer og organisasjoner som har stoppet med å bruke e-post helt og brukt andre kommunikasjonsmetoder, fortsetter å stige (men hvordan dette vil spille ut i det lange løp, er fortsatt å se). Men å gi e-post opp kan gjøre deg mindre stresset og mer produktiv. Andre kommunikasjonsmetoder er ofte mer flytende. Det er virkelig mulig. Prøv det i en uke.

Gi noen, eller alle disse tipsene en prøve. Noen ganger er de tingene som vi mest tar for gitt, de aller tingene som forårsaker oss største problemer.

Om forfatteren

Paul Levy, seniorforsker innen innovasjonsledelse, University of Brighton

Denne artikkelen ble opprinnelig publisert på Den Conversation. Les opprinnelige artikkelen.

Relaterte bøker

at InnerSelf Market og Amazon