E-post og smarte telefoner kan være stressende. Akademikere ringer denne konstante arbeidsforbindelsen “Technostress”. Følgelig tilbyr mange europeiske land nå ansatte "Rett til å koble fra".
Måten e-post er brukt er kompleks, det kan ikke bare merkes som "bra" eller "dårlig" og forskning viser det personlighet, hvilken type arbeid folk gjør og deres mål kan påvirke måten de reagerer på e-post.
God praksis med bruk av e-post handler ikke bare om å begrense mengden e-postmeldinger som sendes, men bedre kvaliteten på kommunikasjonen.
Her er ti tips for å redusere stress på e-post på jobben:
1. Få emnelinjen til høyre
Bruk klare og handlingsbare emnelinjer.
Emnelinjen skal kommunisere nøyaktig hva e-posten handler om i seks til ti ord, slik at mottakeren kan prioritere e-posten uten å åpne den selv. På mobile enheter ser mange bare de første 30-tegnene på en emnelinje. Så hold det kort. Men gjør det beskrivende nok til å gi en ide om hva e-posten handler om, bare fra emnelinjen.
2. Spør deg selv: Er e-post riktig medium?
Er du på samme kontor? Kan du gå og snakke med personen? Kan du ringe? Ofte kan disse andre kommunikasjonsformene unngå ineffektiv frem og tilbake av e-post.
Instant messaging og videosamtaler plattformer som Slack og Skype kan være mer hensiktsmessig for rask intern frem og tilbake meldinger. Husk også at det meste av rådene nedenfor gjelder alle typer elektronisk kommunikasjon.
3. Ikke send epost ut av kontortiden
Forskning viser at utsatte e-postmeldinger gjør det vanskeligere for folk å komme seg fra arbeidsstress.
Prøv å påvirke bedriftskulturen din ved å unngå å sende eller svare på e-postmeldinger utenfor din normale arbeidstid.
Ledelsen bør følge med eksempel og unngå å kontakte sine ansatte utenfor deres normale arbeidstid. Noen arbeidsplasser selv slå av e-post tilgang til ansatte ut av timer. Overvei å implementere dette mens du holder et backup-telefonsystem for nødkontakt bare.
Ny forskning har også vist at bare forventningen om 24-timers kontakt kan påvirke ansattes helse negativt.
4. Bruk forsinkelsesleveringsalternativet
Litt porsjoner liker å integrere sitt arbeid og familieliv og fortsetter ofte med å jobbe hjemmefra i løpet av jobben sin. Hvis du er en av disse personene, eller hvis du jobber over tidszoner, bør du vurdere å bruke forsinkelsesleveringsalternativet slik at e-postene dine ikke sender til neste arbeidsdag og ikke forstyrrer andres arbeidstid.
5. Hold det positivt
Tenk på kvaliteten på e-postkommunikasjon. Ikke bare mengden. Endringer i bruk av e-post bør også fokusere på kvaliteten på det som sendes og ta hensyn til mottakerens følelsesmessige reaksjon.
forskning tyder at konflikter er langt lettere å eskalere og meldinger som blir feilfortolket når de kommuniseres via e-post. Derfor, hvis det er dårlige nyheter, tenk tilbake til regel #2: er e-post det riktige mediet?
6. Prøv 'ingen epost fredag'
For å skifte bedriftskultur og få folk til å tenke på andre kommunikasjonsmetoder enn e-post, prøv en "Ingen e-post fredag" på den første fredag i hver måned, eller kanskje til og med hver uke. Dette er et initiativ som er foreslått av eksperter fra Nasjonalt forum for helse og velvære på jobb, og brukes av bedrifter rundt kloden. Ansatte oppfordres til å ordne ansikt-til-ansiktsmøter eller hente telefonen - eller bare komme på toppen av de mange e-postene de allerede har i innboksen deres på den dagen.
7. Gjør dine preferanser kjent
Forskning har vist det ikke bare for mye, men også for liten e-post kan forårsake stress på grunn av en feilmatch mellom kommunikasjonspreferansen til forskjellige personer. Noen mennesker kan like å bli mailet og takle mye bedre med høy e-posttrafikk enn andre kommunikasjonsmidler. For disse personene, kan det redusere mengden e-poster de mottar, gi mer stress enn det lindrer.
Så vurder folkets individuelle forskjeller og gjør ditt kjent. Legg til dine foretrukne kontaktpreferanser i e-postnavnet ditt, enten det er e-post, tekst eller direktemeldinger eller en telefonsamtale.
8. Tenk på en ferie "hoppe tilbake"
Å ha en backlog av e-postmeldinger som bygger opp over uken ser ut til å være en av de mest nevnte kilder til technostress for arbeidere. Tenk på å sette opp et system der e-postmeldinger sendes tilbake til avsenderen når noen er på ferie, med en alternativ kontakt-epost for hasterforespørsler. Dette vil la deg komme tilbake til en håndterlig innboks.
9. Har en egen arbeidstelefon
Gjør dette til den eneste mobile enheten du kan få tilgang til e-post på, noe som gir deg friheten til å slå den av etter arbeidstid. Vurder også å slå av e-post "trykk" (dette er hvor e-postserveren sender hver ny e-post til telefonen når den kommer til serveren) og i stedet velger en vanlig tidsplan (for eksempel en gang i timen) for e-postmeldinger som skal leveres til telefonen din (dette øker også batterilevetiden).
10. Unngå sen kveldstid på skjermen
forskning tyder at sen kvelds bruk av smart telefon reduserer vår evne til å sove og fører til konstante tanker og stress om arbeid. Dette reduserer din søvnkvalitet. Gjør sengen en telefonfri sone for å forbedre din sove hygiene.
Om forfatteren
Ricardo Twumasi, foreleser i organisasjonspsykologi, University of Manchester; Cary Cooper, 50th Anniversary professor i organisasjonspsykologi og helse, University of Manchester, og forskerforsker Lina Siegl, University of Manchester
Denne artikkelen er publisert fra Den Conversation under en Creative Commons-lisens. Les opprinnelige artikkelen.
Relaterte bøker:
at InnerSelf Market og Amazon
