Et par år tilbake, kort tid etter at harddisken min krasjet, var jeg litt borte i å skrive ut sjekker gjennom mitt regnskapssystem for betalingssyklusen. For å spare tid bestemte jeg meg for å svare på e-postmeldinger mens jeg ventet på hver sjekk for å gå gjennom skriveren.

Jeg lagret tid fordi min neste e-post ble lastet (jeg har en sakte internettforbindelse), ville jeg skifte oppmerksomheten til neste trinn i regningsbetalingsprosessen. Når e-posten er ferdig lastet, vil jeg la regningen betale og returnere min oppmerksomhet til e-posten. Frem og tilbake. Frem og tilbake. I disse øyeblikkene trodde jeg at jeg sparte mye tid. Tross alt gjorde jeg noe produktivt under siden lasting. Ser tilbake på det, sannsynligvis lagret jeg totalt omtrent fem minutter.

Spole frem til e-postmeldingen jeg mottok en uke senere fra BK&A da jeg sjekket telefonen min mellom klientavtaler:

Hei Helene,

Jeg ga sjekken til vårt finansteam når jeg kom tilbake fra møtet, og de påpekte at sjekken ikke ble signert.

Vil du at jeg skal sende det til deg for en signatur? Vil du at jeg skal komme på kontoret din? Gi meg beskjed om hva som fungerer for deg, og vi vil få alt til å fungere.

Takk skal du ha!
Ryan

I det øyeblikket er det bare 10 minutter fra kontoret deres (og ikke vil at de skal vente på penger lenger), kjørte jeg der. Ti minutter å komme dit. Et par minutter å snakke med Ryan. Ti minutter tilbake.

Total tid brukt: omtrent 25 minutter.
Tid tidligere lagret: 5 minutter.
Total tid tapt: 20 minutter.

Så mye for å spare tid ved multitasking.

Rediger Multi-Tasking dagen?

Jeg vil gjerne kunne fortelle deg at multitasking vil redde dagen, men det vil faktisk gjøre det motsatte. Det er noen få tilfeller når det kan hjelpe (jeg skal gi eksempler om kort tid), men mesteparten av tiden, multitasking gjør vondt oss. Bare les forskningen på den.

Et team av forskere fra University of Glasgow, University of Leeds og University of Hertfordshire fant at vår effektivitet faller med 69 prosent for kvinner og 77 prosent for menn når vi multitask eller oppgavebryter! Det er mer bevis på at multitaskingen vi ble fortalt å streve for i 1990 er definitivt ikke et av tidsstyringsverktøyene vi burde engasjere.

Multitasking deler hjernen i to. Hvis det bare er én oppgave, blir hele hjernen brukt. Hvis det er to oppgaver, deler hjernen seg i to deler, og hver halvdel virker på en oppgave. Hvis det er mer enn to samtidige oppgaver, kan hjernen ikke fungere. Vi gir oss selv ADD-lignende symptomer når vi multitasker!

En studie ved University of California, Irvine, fant at når oppgaver blir fragmentert og oppgaveovergang skjer, tar det arbeidstakere opptil 25 minutter å gå tilbake til den opprinnelige oppgaven, hvis de kommer tilbake i det hele tatt. Deltakerne i studien rapporterte at denne arbeidsformen stinker.

Enda skremmere er det faktum at mange av folkene i studiene jeg refererer til, var selvbetjente "eksperter multitaskers." De følte at de var i stand til å utføre flere oppgaver, kunne gjøre en god jobb, og ofte likte adrenalinhastigheten fra å prøve å gjøre så mye på en gang. De innså ikke hvor dårlig de faktisk utførte før de ble vist sine enkeltoppgaveresultater i forhold til deres multitaskingsresultater.

Bunnlinjen: Vi tror vi er gode til å jonglere, men det er vi ikke.

Når Fungerer Multitasking?

Jeg tror at mennesker er i stand til multitasking med lav-funksjon hjernekompetanse. "Low-funksjon" betyr at det ikke er nødvendig å tenke fordi det er en slags rote handling (automatiske, ikke-tankende bevegelser) som blir brukt.

Eksempler:

Maler tåneglene dine mens du lytter til Dallas-Cowboys-spillene

Trimmer aviser under reklame mens du ser på fjernsyn

Sladder på telefonen mens du rører en pott med chili på komfyren

Det er også enkelt å la en oppgave løpe i bakgrunnen mens du konsentrerer deg om en oppgave i forkant. Dette er teknisk ikke multitasking fordi hjernen din ikke jobber med to ting samtidig. Jeg kaller denne spøkelsesoppgaven.

Eksempler:

Rengjøring av huset mens en vaskekapasitet er i vaskemaskinen eller tørketrommelen

Tømme retter fra oppvaskmaskinen mens havregryn oppvarmer seg i mikrobølgeovnen

Arkiverer papirer mens PCen tar for alltid (ok, fem minutter) for å starte opp

Men som forskningen viser, er vi ikke i stand til å multitasking godt når det gjelder høyfunksjon hjernen operasjoner. Vi kan ikke fullføre to oppgaver effektivt samtidig eller mens du skifter frem og tilbake. Vi kan utføre begge oppgavene på middelmådige nivåer, men ikke i overordentlig gode, fordi vi ikke bruker hele hjernen vår og fokuserer på bare én oppgave om gangen. Og dette koster oss tid og forårsaker stress i det lange løp.

Kan du vellykket multitask-aktiviteter med høy hjernefunksjon?

Du bør ikke gjøre to ting på en gang som krever tanke eller konsentrasjon, eller bytt frem og tilbake midt i arbeidet med to oppgaver som krever at hjernen din skal tenke - uansett hvor uansett du tror tankene kan være.

Eksempler:

Kjøring og teksting / e-post

Delta i en viktig forretnings samtale mens du sjekker e-post

Kontrollerer e-post mellom å fullføre ulike komponenter i regningen som betaler eller lager forslag eller rapporter

Selv om du har kjørt for 50 år, er kjøring ikke en rote-funksjon. Det krever split-second beslutninger som skal gjøres, spesielt hvis det er en idiot kjører ved siden av deg. Teksting - ja, selv LOL IMHO - krever at hjernen din leser hva noen kommuniserte med deg, tenk på svar, og videresend fingrene dine hva du skal skrive tilbake. Du kan ikke gjøre begge godt samtidig. Bare spør noen som har vært involvert i en bilulykke med en sjåfør som brukte sin smarttelefon.

Kontrollere e-post - uansett hvor triviell meldingen kan være - er en oppgave med høy hjernefunksjon fordi du må lese, behandle informasjonen og svare. Et viktig forretningsanrop krever tanke og svar. Regningsbetalingsprosessen er en oppgave med høy hjernefunksjon fordi du må betale riktig enhet riktig beløp, logge av og sørge for at betalingen blir levert til riktig sted.

I min tidligere historie forsøkte jeg å skifte mellom disse hjernevirkningsoppgavene, og derfor slår jeg opp en feil ... som kostet meg senere.

Slik får du 45 minutter for hver time du ikke multitask!

Tenk på dette: Hvis du skulle multitask og / eller oppgavebryter i en time, vil resultatet bli redusert med 69 til 77 prosent, ifølge forskningen, noe som betyr at du vil kaste bort 45 minutter av tiden din. Det er der tiden forsvinner! Vi lar oss gjøre dette!

Hvis du vil redusere jobbprestasjonen din med mer enn to tredjedeler og miste tid i prosessen, er den beste måten å gjøre det, å fortsette å tillate deg multitask og oppgavebryter. Men du vil ikke ha det? Du er her for å spare tid og senke stressnivået. Din spøkelsesoppgave kan fortsette, men multitasking og oppgaveveksling må slutte. Nå. Og du har total kontroll over dette fordi det er din beslutning.

Her er strategiene bak taktikken.

Bygg opp bevisstheten din.

Når du befinner deg i multitask eller oppgavevekslingsmodus, fortell deg selv å stoppe. Si det høyt hvis du trenger det. "Stoppe!" Velg en oppgave å fokusere på for de neste 15-minuttene.

Ha en plan for dagen din.

Å vite nøyaktig hva du trenger for å oppnå den dagen, vil hjelpe deg å holde fokus og forhindre multitasking.

Bestem oppmerksomhetsspenningen.

Enten du har ADD, ADHD eller ekorre! (den humoristiske taggen - muligens stammer fra 2009-filmen Up - brukt av mange til å betegne lidelsen av dem som lett er distrahert), vi har alle kortere oppmerksomhet spenner i dag - spesielt hvis vi jobber med noe som ikke er morsomt.

Start timing hvor lenge du kan jobbe med en enkelt oppgave. Å ha et estimert antall vil hjelpe deg med å etablere arbeidsflyten din. (Min oppmerksomhet er bare ni minutter på kjedelige oppgaver.)

Oppdag din beste hjerne tid.

Hjernen vår har en tendens til å fungere på høye nivåer i noen deler av dagen og lavere nivåer på andre tider. Det er i disse lave tider at hjernen vår har en tendens til å gå inn i multitask-modus fordi de er for trette til å holde fokus. Unngå å jobbe med dine mest kritiske oppgaver under lavt hjerne tider på dagen.

Finn et produktivt arbeidsområde.

Noen ganger jobber vi ved et uhell, fordi vi blir distrahert. (Ekorn!) Når du har et viktig prosjekt å jobbe med, finn en plass uten visuelle (slående kunststykker, bunker med rot, dataskjerm) eller hørbar forstyrrelse (snakk, musikk, meldingsindikator på telefonen eller datamaskinen).

Fjern skrivebordet ditt av alt materiale, unntatt det du trenger.

Du kan ha flere prosjekter på grunn, men du kan jobbe effektivt på bare en om gangen. Ta av materialene for alle andre prosjekter, og hold kun synlige på skrivebordet bare materialene som gjelder for det enkelte prosjektet som du vil fokusere i løpet av denne arbeidsperioden.

Bruk en timer for å holde deg laserfokusert.

Du kan velge et tilfeldig nummer som 8 eller 15 minutter. Enda bedre, hvis du kjenner oppmerksomhetsspenningen, stiller du timeren til det nummeret. Timeren er en visuell påminnelse om at du skal jobbe med noe. Det er også din feilsikker. Hvis du har vandret bort, vil timeren tømme deg inn igjen når den går av.

Legg inn målet ditt i arbeidsområdet ditt.

I tillegg til eller i stedet for en timer, bør du vurdere å legge opp oppgavsmålet ditt slik at hver gang du ser opp for å la hjernen din vandre, minner ditt oppførte mål deg om hva du skal jobbe med.

Ta pauser.

Alle har hjernedeksler til en annen pris. Når du føler at din hjernekraft begynner å gå nedoverbakke (mindre energi, vanskeligere å konsentrere seg), blir hjernen din mer mottakelig for å gjøre ikke så gode beslutninger om tiden din. Så gi hjernen en pause en gang hver time eller to. Gå en kort spasertur, gjør litt dyp pusting, gå, ha det gøy. Men sett tidtakeren din for når det er på tide å komme tilbake!

Feire fokusert tid.

Reflektere over hvor kraftig hjernen din var mens du konsentrert. Feire ved å smile, kaste hendene i luften som du ikke bryr deg, eller til og med gjøre en liten lykkelig dans. Dette vil skape endorfiner. Kroppen krever endorfiner. Når hjernen forbinder ditt fokus med feiring og endorfiner, vil det kreve mer fokus. Bli avhengig av fokus!

NESTE STEG

En oppgave om gangen, selv om det fokuserer bare på 15 minutter. Femten minutter med laserfokus er langt bedre enn en times multitasking og oppgaveveksling, der vi vil miste om 45 minutter.

Hei! Du kan laserfokusere i 15 minutter, deretter slå av eller trene eller ta en lur til den andre 45 i stedet! Det er samme tid, men du kan få så mye mer gjort når du bestemmer deg for en enkelt oppgave.

© 2016 av Helene Segura. Brukes med tillatelse fra
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Artikkel Kilde

Ineffektiv Assassin: Time Management Tactics for å jobbe smartere, ikke lenger
av Helene Segura.

Klikk her for mer info og / eller å bestille denne boken.

om forfatteren

Helene Segura, MAEd, CPO, har snakket med tusenvis av go-getters, lærer dem å håndtere stress ved å gjenvinne kontroll over sitt kaotiske arbeid og personlige liv. Hun har trent hundrevis av klienter til å forbedre sin personlige produktivitet og ytelse ved å bruke neurovitenskap og adferdsmodifikasjonsteknikker for å tørke ut ødeleggende, tidskrevende vaner. Helene har vært omtalt som en organisasjonsekspert i mer enn 100-medier. Besøk hennes nettside på www.HeleneSegura.com