Når du må bytte oppgaver på jobb, lage en plan for å komme tilbake til og fullføre oppgaven du drar, kan du bedre fokusere på det nye avbruddsarbeidet, ifølge ny forskning.

Å ta et minutt når avbrutt for å lage en "klar til gjenoppta" -plan, kan hjelpe deg å frigjøre og fortsette, og unngå hva Sophie Leroy, en assisterende professor ved University of Washingtons Bothell School of Business, kaller "oppmerksomhetsrester" - det er , fortsett å bekymre deg og tenk på det siste arbeidet når du må svinge fullt ut til den nye oppgaven. Spesielt hvis det er tidsfrister involvert.

Leroy ligner den menneskelige hjerne til en tidlig datamaskin som vil bremse eller utføre dårlig hvis det går for mange Windows. Det er slik vi når du blir spurt, når tiden er kort, å la en ufullstendig oppgave være å jobbe med noe nytt - hjernen vår finner det vanskelig å bytte fra ufullstendig, avbrutt arbeid.

"Det er som om Windows holder seg åpen i hjernen, og det gjør det vanskelig å fokusere på det intervenerende arbeidet. Da jeg fremdeles tenker på Oppgave A mens jeg prøver å utføre Oppgave B, har jeg ikke den kognitive kapasiteten til å behandle disse to oppgavene på samme tid og gjøre en perfekt jobb på begge oppgavene, sier hun. "Det er ikke kognitivt mulig."

Og så sier hun, for å hjelpe kvaliteten på vår oppmerksomhet vi må tenke på hvordan vi kan hjelpe hjernens overgang mer effektivt.

Det "sjekket ut" følelsen

Klar-til-gjenopptaksplanen trenger ikke å vare lenge eller forsiktig, sier Leroy. Selv et minutts arbeid vil gjøre, for å merke deg hvor du sluttet, og, som Leroy og medforfatter Theresa Glomb fra University of Minnesota Carlson School of Management skriver, "hvor å gjenoppta hvilke utfordringer som er igjen, og / eller hvilke handlinger (du ) må utsette, men gjenoppta senere. "

Leroy sier at hun begynte å tenke på forstyrrelser og oppmerksomhetsrest når hun var konsulent, før årene hennes i akademia. Hennes arbeidsgruppe ville bare avslutte en konferansesamtale for å innse at de hver gang hadde "sjekket ut" fra møtet - de ville kjempe for å holde fokus fordi deres oppmerksomhet fortsatte å gå tilbake til sine andre ventende prosjekter.

Dette fortalte henne, sier hun, å tenke på hvordan, mye som vi prøver å multitask, kan vi egentlig bare ha fokusert oppmerksomhet på en oppgave om gangen for å gjøre vårt beste arbeid.

For å teste fordelene med deres ferdige plan, gjennomførte Leroy og Glomb fire studier der fagene ble satt til å jobbe med en oppgave med tidsbegrensning og deretter avbrutt for et annet prosjekt.

Den første var en feltundersøkelse av 202-arbeidere fra organisasjoner i Midtvesten, og ba dem rapportere om deres erfaring når de ble avbrutt.

Forskerne gjennomførte den andre studien i laboratoriet hvor deltakerne ble avbrutt fra en oppgave A til å arbeide med en oppgave B. Denne studien involverte ordforeninger for å avgjøre om emnene, mens de jobber på avbrytende oppgave B og minus noen plan for å gjenoppta - fortsatt tenker på arbeidet de la igjen i oppgave A. De var, resultatene viste - og deres resultater på oppgave B led som følge av dette.

Forskerne har også gjennomført den tredje og fjerde studien, henholdsvis 66 og 44-studentene, i laboratoriet og designet for å teste fordelene med klar-til-CV-planen, som fagene hadde skrevet da de ble koblet fra den første oppgaven. Her er fagene tett vurdert faglige resuméer som i en ansettelsesituasjon.

Samle dine tanker

"Det jeg viser er at folk som har gjort ferdigplanen, gjør bedre beslutninger, og husker mer informasjon fra de resuméene de bare leste, sier Leroy. "Det er en forbedring i ytelsen, både i kvaliteten på informasjonen beholdt og i evnen til å ta beslutninger med komplisert informasjon."

Det vil si, å skape en rask tilpasningsintervensjon, fant de, redusert oppmerksomheten på reseptene betydelig, da fagene jobbet på den nye avbrytende oppgaven, og forbedret deres ytelse på oppgaven.

Studiene undersøkte ikke om planen forbedret ytelsen på den avbrutt oppgaven A da deltakerne returnerte til den. Men Leroy sier at det ikke er grunn til å tro at en slik plan ikke hjelper til med å utføre oppgaven også.

"Det er et skritt for fremtidig forskning," legger hun til.

Arbeider på denne måten, sier hun, andre vil komme til å forstå at du trenger et minutt for å samle tankene dine før du gjør oppmerksomheten til en forstyrrende oppgave.

"Vi må proaktivt styre måten vi overfører mellom oppgaver for å hjelpe vår oppmerksomhet være mer fokusert og mindre distrahert eller delt mellom alt vi har på platen vår," legger hun til. "Klar-til-CV-planen er en enkel måte å hjelpe når det gjelder vanlige forstyrrelser.

"I så fall hjelper vi faktisk den personen som avbryter - fordi vi vil være mer til stede i den samspillet og våre innspill vil være av høyere kvalitet."

Forskerne rapporterer sine funn i journalen Organisasjonsvitenskap.

kilde: University of Washington

Relaterte bøker

at InnerSelf Market og Amazon